Viernes 18 de enero del 2024. El teletrabajo y el modelo híbrido, que combina las labores remotas con las presenciales, llegaron para quedarse en los esquemas empresariales actuales de toda índole y tamaño, y con esto, ha surgido una gran variedad de soluciones, programas y aplicaciones diseñadas para facilitar y potencializar la elaboración e implementación eficiente y eficaz de proyectos en empresas que trabajan de forma remota o combinada (presencial y remotamente).
Está claro que el teletrabajo ofrece grandes ventajas y beneficios tales como el ahorro en el tiempo de desplazamiento y la opción de personalizar nuestro espacio de trabajo a nuestro gusto.
Sin embargo, el modelo híbrido se presenta como el óptimo para efectuar y desarrollar ciertas labores y proyectos de cuya realización dependen las dinámicas presenciales que fomentan la construcción de ideas y los procesos de innovación.
Nueva presencialidad
De hecho, el componente presencial del modelo híbrido actual dista de la forma en que se concebían las labores presenciales en la prepandemia pues ya no tiene sentido que los colaboradores se desplacen a las oficinas de la empresa solo para atender llamadas virtuales o realizar labores que desde sus casas pueden llevar a cabo efectivamente gracias a contar con un ambiente más propicio para la concentración y ejecución de tareas individuales.
Ahora se espera que los días de presencialidad se conviertan en espacios de colaboración, desarrollo de estrategias y lluvias de ideas en grupos. Además, los espacios mismos donde se realizan las jornadas presenciales se han ido replanteando incluso en su distribución física para dar paso a espacios más abiertos donde los miembros de los distintos equipos puedan interactuar, conocerse mejor y, de este modo, los mandos medios y gerencias puedan detectar y potenciar las habilidades de cada colaborador dentro de las dinámicas grupales.
Predomina modelo híbrido
De hecho, en Costa Rica y Latinoamérica, la modalidad principal es la del trabajo híbrido – 67% de los encuestados – de acuerdo con el estudio de Wework y Michael Page publicado en noviembre del 2022. Esta investigación arrojó, a su vez, que un 17% realiza trabajo remoto y solo un 16% trabaja de manera presencial durante toda su jornada laboral.
Uno de los desafíos más significativos a los que se enfrentan las empresas ante los cambios en el entorno laboral es identificar las soluciones o herramientas tecnológicas más adecuadas para sus necesidades. El reto además implica sopesar cuál de las opciones disponibles en el mercado se adapta mejor a la naturaleza de su actividad económica. Esto, junto con la necesidad de reducir el tiempo invertido en la capacitación del uso de nuevas tecnologías para no afectar la productividad, inevitablemente conducirá a un nuevo perfil de colaborador altamente productivo, capaz y dispuesto a los rigores, pero también a los grandes beneficios de la capacitación constante.
Los ejes principales de cualquier esquema de producción efectivo se basan en una comunicación fluida y en procesos colaborativos rápidos, efectivos y con los roles bien definidos.
A continuación, detallamos algunas de las principales soluciones que han demostrado ser efectivas tanto en la modalidad de teletrabajo como el modelo híbrido:
I) Comunicación entre equipos: Es necesario contar con un chat profesional para evitar confusas e interminables cadenas de correos electrónicos y para poder dejar WhatsApp y el Telegram como opciones para el campo meramente personal.
Slack es una aplicación de mensajería o chat para entornos y equipos laborales de todo tamaño que permite comunicarse con los colegas tanto de forma individual como en grupos y no solo de nuestra empresa sino también de otras organizaciones. Es compatible con múltiples dispositivos y plataformas, permite cargar y compartir archivos y conectarse con otras aplicaciones y servicios, así como administrar cadenas de tareas y automatizar procesos de rutina (respuestas repetitivas y recopilación de comentarios, entre otros). Finalmente, Slack puede sincronizarse con otras herramientas del ámbito corporativo tales como Google Docs, Trello, Google Drive y DropBox.
Skype ha evolucionado desde que dio sus primeros pasos en el 2003, pues ahora esta aplicación gratuita para la comunicación personal por video permite enviar mensajes de texto y realizar videollamadas con hasta 100 participantes. Además, ofrece la posibilidad de enviar mensajes de texto, voz y video, enviar y recibir archivos en chats grupales con un máximo de 600 participantes.
También permite crear bots sencillos para efectuar acciones de rutina.
II) Gestión de proyectos: Existen herramientas de gestión de proyectos que son particularmente útiles para las empresas cuyos equipos funcionan bajo los modelos de trabajo híbrido. Dichas opciones facilitan la colaboración virtual con opciones para asignar y visualizar tareas, compartir archivos y comunicarse por chat. Esto permite alcanzar y mantener un entorno laboral organizado e integrado para la colaboración efectiva sin importar la distancia geográfica.
Trello se creó para facilitar la organización del trabajo en equipo y de forma colaborativa mediante tableros virtuales compuestos por listas de tareas en forma de columnas. Esta herramienta emplea el método japonés kanban de gestión y manejo de proyectos, que se centra en lo visual y se caracteriza por especificar qué, cuándo y cómo producir determinado proyecto. Permite crear y visualizar iniciativas con temáticas de diversa índole, y destacar cada una con recursos tales como el uso de colores y la inclusión de imágenes.
Asana es similar a Trello en su uso de paneles en columna, pero tiene la ventaja de mostrar no solo la fecha de entrega de cada tarea, sino también el orden de prioridades, el cronograma de trabajo y un resumen de cada proyecto. Esto facilita la coordinación entre los equipos en cuanto a los objetivos y recursos necesarios de cada iniciativa. Funciona para proyectos de corto y largo plazo y permite guardar trabajos enteros para emplearlos o retomarlos posteriormente.
III) Manejo, almacenamiento e intercambio de información: Una plataforma robusta para este fin permite optimizar la localización, el uso compartido y la reutilización de dicha información, ahorrándole recursos a la empresa y maximizando el tiempo y la comunicación de todos en la empresa.
Google Drive es la plataforma desarrollada por Google para crear y compartir distintos tipos de documentos. Mediante el Drive se pueden crear textos, hojas de Excel, presentaciones, así como subir fotos e imágenes, entre otros. Además, mediante un sistema de gestión de permisos de acceso, puede ser usado de forma simultánea por varios en la organización para tareas como la edición en grupo y permite que los documentos sean abiertos desde cualquier dispositivo.
One Drive es la aplicación de Microsoft 365 que, al igual que en el caso de Google Drive, se integra con Office, lo que facilita la creación, edición y corrección de documentos desde la nube, lo que resulta útil en el mundo actual en el cual es necesario compartir y poder acceder los archivos desde varios dispositivos. Además, está creada pensando en la colaboración entre equipos de trabajo en tiempo real.
Esta no es una lista exhaustiva de herramientas pues también existen soluciones para maximizar el tiempo, de contabilidad, para el manejo de los viajes empresariales y para la gestión de relación con los clientes, entre muchas otras.
No todos las opciones para el teletrabajo ni la modalidad híbrida son iguales, por lo que a continuación, incluimos algunos consejos acerca de las características a buscar para tomar una decisión acertada sobre lo que mejor se adapte a las necesidades de nuestra empresa:
–Deben funcionar en cualquier dispositivo con conexión a Internet, de hecho, si solo sirven desde la oficina o la casa, se debe optar por otra alternativa.
–Deben elegirse opciones que mejoren la comunicación interna y externa, es decir, idóneas para realizar reuniones individuales o grupales con el personal y los clientes.
–Deben ser fáciles de usar y no demandar de una curva de aprendizaje elevada. Es imperativo recordar que no contaremos con un departamento de apoyo técnico disponible, como en el caso del trabajo presencial.
Uno de los desafíos más grandes del teletrabajo es mantener un seguimiento preciso de las actividades de cada integrante del equipo. La capacidad de estar al tanto de todos los proyectos puede verse influenciada por la nueva rutina, y en ocasiones es complicado adaptarse a ella. Es por este motivo que también te ofrecemos una selección de herramientas para la gestión de proyectos y tareas.
